就活では電話を使って連絡されることがあります。就活中、選考が進んでいる企業から電話がかかってきた場合、受け方に戸惑ってしまうことがあるかもしれません。
電話の対応にはマナーやルールがあり、一歩間違えるとネガティブな印象を与えてしまいます。
せっかく面接で好印象を持たれていても、電話対応の失敗で、その後の選考に影響が出ることは避けたいところです。
電話をかける際、取る際に押さえておくべきマナーやルールを理解し、よい印象を持たれるためのコツを学びましょう。

就活の電話を受けるときのマナー

電話が鳴ったら、できるだけ静かな場所に移動しましょう。
騒がしい場所や雑音の少ない場所を選び、電話に出ます。事前に電話番号を登録しておくと、誰から電話がかかってきたのかわかるので、相手にあわせた電話対応ができますよ。

3コール以内に出る

電話に出る際には、3コール以内に出ることを意識してください。電話をかけた相手にとって3コールは長く感じるためです。
もしも、3コール以内に出られなかった場合、「お待たせして大変申し訳ございません」と最初に伝えるようにしてください。
声のトーンや言葉遣いに気を付け、ハキハキした印象を相手に与えましょう。

もしもしは使わない

普段の癖でもしもしと言ってしまうかもしれません。
しかし、電話の第一声が「もしもし」はビジネスの場面においてマナー違反です。第一声は「はい、〇〇です。」と名乗るようにしましょう。
誰が相手でも「はい、〇〇です。」に統一しておくと、安心です。

ペンとメモを用意しておく

電話を受ける際、ペンとメモを用意しておきましょう。電話で次の面接の場所や日時などの重要事項を説明される場合があります。
メモを取らないと忘れてしまったり、間違えたまま覚えてしまったりすることがあるかもしれません。
伝達ミスを起こさないためにも、電話中はメモを取ることが大切です。
その際、言われたことを復唱して、再確認することで伝達ミスを防げます。

相手が電話を切るのを待つ

話が終わってすぐに電話を切るのは、印象が悪くなるかもしれません。
そのため、就活で電話を受ける際は、相手が電話を切ったのを確認できたら、こちらも切るようにしましょう。

就活の電話を受けるときの流れ

電話を受ける際のマナーを踏まえ、具体的な流れを見ていきましょう。

1.名前を名乗る

電話を受けたら、まず名乗りから。先述したように「はい、〇〇です。」と伝えるようにしましょう。

2.メモを取る

電話で要件を伺かったら、メモに残しておきましょう。
就活では日程や場所、持ち物など必要事項を電話で伝えられることが多いようです。
忘れてはいけない内容はメモに取って、聞き漏らしがないようにしましょう。

3.内容の復唱

一通り要件を伺ったら、復唱して聞き漏らしがないか確認します。
聞いた内容に齟齬がないか、聞き漏らしがないかなどを確かめることで、担当者に好印象を与えられるかもしれません。

電話をかける前に押さえておくべきポイント

電話にはさまざまなマナーがありますが、電話をかけ方にもマナーがあります。
電話をかけるパターンとして企業からの折り返しの連絡が多いのではないでしょうか。
就活中は不明な番号であってもそのままにせず、かけなおすようにしましょう。採用・不採用の連絡外にもさまざまな要件が考えられるためです。
また、留守番電話に伝言が残っていないか、メールが届いていないかもチェックするようにしましょう。

電話をかける時間帯

電話をかける際は、適切なタイミングを選び、かけるようにしてください。
一般的な企業の場合、平日の14時から18時が適当な時間帯とされています。
社会人は午前中何かと忙しく、お昼の時間帯は避けたほうが無難です。
その企業の営業時間、業務内容、電話をかける要件を考慮して、忙しい時間帯を避けるようにしましょう。

最初に大学名と名前を名乗る

電話をかける際、大学名と名前から名乗るのは基本のマナーですが、実際に電話をかけると緊張してしまい、しどろもどろになってしまうことも少なくありません。
名乗らずにいきなり用件を言ってしまうことも。
電話に出るのが担当者とは限りません。いきなり要件から話してしまうと対応に困ってしまうでしょう。まずは落ち着いて名乗りから伝えるようにしてください。

担当者を呼び出す

大学名と名前を名乗ったら、担当者を呼び出てもらいます。
電話の受け手が担当者でない場合が多いためです。その際、「人事課の〇〇様」というように伝えてください。
名前だけだと同様の名字が複数いる場合があるので、部署名と名前のセットで伝えるとスムーズです。
もしも、部署や担当者の名前がわからない場合は「採用のご担当者はいらっしゃいますか」と伝えるといいでしょう。

担当者が不在だった場合

電話をかけても担当者が不在の場合があります。その際は、「何時ごろであればいらっしゃいますか」と担当者が戻る時間を確認してください。
ただ、電話の受け手が担当者の戻る時間を把握していない場合があります。
その場合はこちらから「〇時ごろに再度電話します」と伝えておくと、かけなおした時にスムーズです。

対応できるか確認する

担当者に繋がったら、再度、大学名と名前を名乗ります。次に「今お時間よろしいでしょうか」と電話対応ができるか確認するようにしましょう。
相手は緊急の用事だったり、仕事が多くて忙しかったりするかもしれません。
また、気遣いができるという印象を与えられます。礼儀・マナーに厳しい担当者ほど効果的です。

担当者の通話時間がない場合

担当者から立て込んでいて難しいといわれたら、かけなおす旨を伝えるといいでしょう。
「何時ごろにかけなおせばいいでしょうか」と担当者が対応できる時間帯を確認し、指定された時間帯にかけなおすようにします。
かけなおした際も担当者に対応可能であるか確認してください。それは、予定の変更や長引く場合があるからです。
通話時間の有無は毎回確認するようにしておくといいでしょう。
担当者が「こちらからかけなおします」という場合は、電話に出られない時間帯を必ず伝えてください。
この時間帯を伝えないと、相手に手間をかけさえてしまうかもしれないからです。

要件は簡潔に

用件を伝える際はできるだけ簡潔にしましょう。電話をかける前に会話のイメージをしておくことをおすすめします。
それは、人事担当者は日ごろから業務で忙しい中で働いています。電話をかけるとその間は他のことができません。
なるべく電話の時間を短くするように配慮してください。

結論ファースト

簡潔に伝えるコツとして、結論から話すようにしましょう。これは社会人に必要なスキルの一つです。
口頭で伝える場合、メールなどの文章より伝わりづらいため、聞く側のストレスになってしまいます。そのため、要件を話す際は結論ファーストを意識してください。

ゆっくり話すことを意識

電話に慣れていないと、早く終わらそうと無意識に早口になってしまいます。これが目上の人と話す緊張から、さらに早口に。
電話だと周囲の雑音もあり、実際に会って話すより聴き取りづらい状況です。早口になってしまうと、相手は何を話しているのかわかりません。
そのため、電話は特にゆっくり話すことを意識しましょう。一語一語ハッキリ相手に伝えることを意識するとちょうど良いスピードになります。

言葉遣いについて

電話対応では「ありがとうございました」を意識しておくといいでしょう。
電話を切る際、なんて言っていいのかわからない場合や、自分の気持ちを素直に伝える場面で活用しやすい言葉だからです。
「ありがとうございました」といわれて、悪い気持ちになる人はほとんどなく、就活していく際の基本といえるでしょう。

敬語は正しく

普段敬語を意識することは少ないかもしれませんが、ビジネスの場面では正しい敬語を使うのがマナーです。
学生に多いのが「です」を「っす」と言ってしまうことが多く、相手に軽薄な印象を与えてしまいます。
これも普段から意識したいところです。
また、よくある敬語の間違いに「へりくだりすぎている」「二重敬語」ということが多いです。
「資料を拝見させていただいていますが・・・」 → 「資料を拝見しておりますが」
「ご連絡させていただく」 → 「ご連絡します」

基本的なビジネス電話に慣れていこう

就活生にとってビジネス電話は不慣れなもの。慣れていないからといってそのままではいきませんから、積極的に挑戦しましょう。
いきなり就活で失敗しないため、インターンシップなどで慣れる方法があります。
電話は相手が見えないため、失敗に気づかず失点を積み重ねてしまうかもしれません。
しかし、基本を押さえておけば、問題なく受け答えできるでしょう。
自信をもって挑めるようにマナーについて確認しておくことをおすすめします。

面接に遅刻してしまう場合

電車の遅延など、やむを得ない理由で遅刻する可能性があります。この場合、焦らないことが大切です。
遅刻するとわかった時点で連絡するようにしましょう。
遅刻理由を明確に説明し、到着見込み時間を伝えます。

面接選考を辞退する場合

何らかの理由で面接選考を辞退する場合、速やかにその旨を伝えるようにしましょう。面接まで日数がある場合はメールで構いませんが、当日や前日の場合、電話で連絡するのがマナーです。
無断でのキャンセルはマナー違反に当たるので、必ず相手に伝えるようにしましょう。
伝える際は、自分の都合で辞退するため、お詫びの気持ちを述べたうえでキャンセルする理由を説明します。
担当者から理由を尋ねられた場合、嘘をつかず正直に答えることが大切です。

就活時期になると電話を使う機会が増えます。ビジネス電話にはさまざまなルールやマナーがあるので、就活を機会に身につけていきましょう。
コツは相手にできる限り時間と手間を取らせないことです。
ビジネス電話のルールやマナーを身につけることで、相手に好印象を与えることができるでしょう。